👩🏻💻👨💼Кадровый ЭДО
Все больше компаний, у которых сотрудники на удаленке, внедряют систему КЭДО для упрощения движения кадровых документов.
Что нужно знать, если вы планируете ввести КЭДО?
1. КЭДО дело добровольное.
2. Можно вести КЭДО частично: например, только в отношении удаленщиков.
3. Не все кадровые документы можно подписывать электронно, например, нужна живая подпись: в трудовой книжке, приказе об увольнении, документах по охране труда, акте о несчастном случае на производстве, книге учета движения трудовых книжек.
4. Работодателю нужно разработать и принять нормативный акт об использовании КЭДО, уведомить работников и получить от них согласие на использование (согласие не нужно тем, кто принимается на работу «впервые», без трудового стажа).
5. Сотруднику нужно получить электронную подпись. Вид подписи зависит от типа документов, которые он подписывает (ст.22.3 Трудового Кодекса РФ):
👉УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись)-универсальная, подходит для всех типов документов, кроме тех, для которых предусмотрена бумажная версия (см. выше п.3). Выпуск подписи платный, выпускается за счет работодателя.
👉УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись)-есть ряд условий, которые нужно соблюсти работодателю, чтобы документы, которые можно подписывать электронно, считались легитимно подписанными. Плата за выпуск может быть включена в тариф КЭДО.
👉УНЭП «Госключ» - можно подписывать большинство кадровых документов, для которых возможно электронное подписание. Бесплатная, требуется интеграция КЭДО с «Госуслугами».
👉УКЭП «Госключ» - универсальная подпись, для всех документов, для которых возможно электронное подписание. Бесплатная, требуется интеграция КЭДО с «Госуслугами». Чаще используется физическими лицами при сделках, которые не связаны с кадровыми документами (купля-продажа, получение ипотеки, регистрация бизнеса, обращение в суд и прочее).
6. После получения подписи, сотруднику нужно следить за ее продлением. Если пропустит и откажется перевыпускать, уволить за это будет нельзя.
7. И самое интересное с чем столкнулись: если что-то надо будет переподписать «задним числом», при использовании КЭДО это будет проблематичным.
#Кадры #Ликбез #Бизнес стандарт